Meetingraum & Empfangsbereich gestalten: der erste Eindruck zählt
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Empfangsbereich und Meetingraum hinterlassen den stärksten Eindruck in Deinem Büro, bei Kund*innen, Bewerber*innen und Partner*innen. Beide Räume haben einen hohen Design-Effekt, werden aber oft vernachlässigt. Dieser Guide zeigt, wie Du beide professionell gestaltest.
Kurzübersicht: Meetingraum & Empfangsbereich
- Empfang: die Visitenkarte des Unternehmens, hier entsteht der erste Eindruck, bevor ein Wort gesprochen wird
- Meetingraum: ein Werkzeug, gute Akustik, richtige Beleuchtung und bequeme Möbel machen Meetings kürzer und ergebnisorientierter
- Akustik: der häufigste Fehler im Meetingraum, schlechte Akustik ruiniert hybride und vertrauliche Besprechungen
- Corporate Identity: Logo, Farben und Materialsprache gehören in beide Räume
- Licht bei Videocalls: kein Gegenlicht, dimmbar, warmweiß
Schöner*INNEN ist ein Online-Interior-Design-Studio aus Berlin und plant Meetingräume und Empfangsbereiche in der ganzen DACH-Region. Seit 2020, aus über 550 abgeschlossenen Projekten.
Teil 1: Empfangsbereich, warum der Empfang den Ton setzt
Dein Empfangsbereich ist der erste physische Berührungspunkt mit Deinem Unternehmen. Kund*innen, Bewerber*innen und Partner*innen bilden sich innerhalb von Sekunden eine Meinung, noch bevor sie jemanden aus dem Team treffen. Ein kalter, unpersönlicher Empfang kommuniziert fehlende Mühe, ein durchdachter signalisiert Professionalität, Wertschätzung und Markenverständnis. Gerade Startups und KMU unterschätzen, wie stark der Empfang auf Bewerber*innen wirkt.
Die fünf Elemente eines guten Empfangsbereichs
| Element | Worauf es ankommt |
|---|---|
| Empfangstheke | Herzstück, Material und Form kommunizieren den Stil, ergonomische Höhe für die sitzende Person |
| Sitzbereich | bequem, aber aufrecht, mit Beistelltisch für Getränke und Tablets, kein tiefes Loungesofa |
| Beleuchtung | warm und einladend, indirekte Grundbeleuchtung plus eine markante Leuchte über dem Desk |
| Branding-Element | Logo als 3D-Schriftzug oder beleuchtet, sofort erkennbar, wo man ist |
| Grünpflanzen | große Pflanzen für Akzente, kleine auf dem Tresen für Frische und Ruhe |
Alle fünf Elemente müssen zusammenspielen. Ein perfekter Tresen in einem schlecht beleuchteten Raum ohne Sitzgelegenheit verfehlt die Wirkung genauso wie eine aufwändige Lounge ohne jedes Branding. Die Kunst liegt in der Komposition.
Empfang und Corporate Identity
Dein Empfangsbereich ist gebaute Marke. Jedes Element sollte die Corporate Identity widerspiegeln, nicht plakativ, sondern als durchdachte Materialsprache:
- Logo-Platzierung: zentral, auf Augenhöhe, beleuchtet
- Farbsprache: Unternehmensfarben dosiert, ein farbiges Akzentelement reicht oft. Zu viel Markenfarbe wirkt wie ein Messestand
- Materialwahl: Holz steht für Wärme, Metall und Glas für Technologie, Naturstein für Beständigkeit. Passend zur Positionierung wählen
- Konsistenz: der Empfang muss zu Website, Visitenkarten und Präsentationen passen
Empfang auf kleinem Raum
Nicht jedes Unternehmen hat 40 m² für den Empfang. Auch ein schmaler Flur oder eine Ecke im Open Space funktioniert, wenn Du die Fläche klug nutzt:
- Wandmontierter Desk statt freistehender Theke spart Grundfläche und wirkt aufgeräumt
- Vertikale Flächen nutzen: Logo, ein Kunstwerk oder ein grünes Wandpaneel wirken ohne Bodenfläche
- Bank statt Sessel: eine wandmontierte Sitzbank bietet Plätze auf minimalem Raum
- Spiegel und Licht: ein großer Spiegel verdoppelt die gefühlte Größe, warmes indirektes Licht macht auch einen 4-m²-Empfang einladend
- Reduktion als Stilmittel: ein hochwertiges Möbelstück und das Logo wirken stärker als ein überladener Empfang
Der häufigste Fehler ist zu viel auf zu wenig Fläche. Lieber drei Elemente perfekt als fünf halbherzig. Und eine Garderobe gehört nicht in den Empfang, sondern hinter eine Trennwand.
Teil 2: Meetingraum, mehr als ein Tisch mit Stühlen
Ein Meetingraum ist kein neutraler Container, sondern ein Werkzeug. Akustik, Beleuchtung, Möbel und Technik entscheiden, ob Meetings produktiv oder zäh verlaufen. Viele investieren Tausende in Software und halten Meetings dann in hallenden, schlecht beleuchteten Räumen ab.
Welcher Raum für welchen Zweck?
| Typ | Personen | Wofür |
|---|---|---|
| Boardroom | 8 bis 12 | formale Meetings, Präsentationen, Entscheidungen. Langer Tisch, großer Screen, top Akustik |
| Huddle Room | 2 bis 4 | schnelle Abstimmungen, oft ohne Tisch, Sessel plus Whiteboard |
| Kreativraum | 4 bis 8 | Workshops, Brainstorming, flexible Möbel, große Whiteboards, Akzente |
| Hybrid-Raum | 4 bis 8 | Teams mit Remote-Anteil, Weitwinkelkamera, großer Screen, top Akustik, kein Gegenlicht |
Die meisten Unternehmen brauchen nicht alle vier Typen, aber Klarheit darüber, welche Meetings sie am häufigsten führen. Ein Startup mit vielen Remote-Calls braucht keinen Boardroom, aber einen exzellenten Hybrid-Raum.
Technik im Meetingraum
Technik ist Hygienefaktor: Funktioniert sie, merkt sie niemand, wenn nicht, ruiniert sie das Meeting. In jeden modernen Meetingraum gehören:
- Großer Screen oder Beamer: mindestens 55 Zoll für bis zu 6 Personen, ab 8 Personen 75 Zoll, mit drahtlosem Casting
- Kamera: Weitwinkel, die alle am Tisch erfasst, idealerweise mit Speaker-Tracking
- Whiteboard: analog oder digital, digitale Boards lassen sich teilen
- Steckdosen und USB: mindestens eine Steckdose pro zwei Plätze, in den Tisch integriert, USB-C als Standard
Akustik, das unterschätzte Thema
Akustik ist der kritischste und am häufigsten vernachlässigte Faktor. Nackte Wände, Glas und harter Boden erzeugen Hall, der jedes Gespräch anstrengend und hybride Meetings unbrauchbar macht. Die Maßnahmen nach Wirksamkeit:
| Maßnahme | Wirkung |
|---|---|
| Schallabsorber an Wänden | wirksamste Einzelmaßnahme, Filz- oder Stoffpaneele, rund 30 bis 40 % der Wandfläche |
| Akustikdecke | größte reflektierende Fläche, abgehängte Decke oder Deckensegel senken den Hall stark |
| Teppich | absorbiert Trittschall und Reflexionen vom Boden |
| Geschlossene, gedämmte Tür | für Vertraulichkeit und sauberen Sound, oft vergessen |
| Vorhänge vor Glas | lösen Akustik und Blendung bei Videocalls zugleich |
Vertraulichkeit ist ein zweiter Aspekt: Dringen Gespräche in den Flur, ist der Raum für sensible Themen unbrauchbar. Schallschutz ist deshalb keine Komfort-, sondern eine Funktionsanforderung.
Beleuchtung: dimmbar, blendfrei, kameratauglich
- Dimmbar: gedämpft für Präsentationen, hell für Workshops. Ein Szenen-Schalter ist Pflicht
- Kein Gegenlicht zur Kamera: kein Fenster hinter den Teilnehmer*innen, sonst werden Gesichter dunkel. Fenster seitlich, dazu Vorhänge oder Rollos
- Warmweiß: rund 2.700 bis 3.000 Kelvin für eine angenehme Atmosphäre, Kaltweiß wirkt steril
- Indirekte Grundbeleuchtung: Deckenfluter oder LED-Profile verteilen Licht gleichmäßig ohne harte Schatten
Möbel
Meetings dauern, manchmal zwei Stunden. Ein unbequemer Stuhl wird nach 45 Minuten zum Produktivitätskiller. Wichtig sind gepolsterte Stühle mit Armlehnen, die passende Tischform (runde Tische fördern gleichberechtigte Diskussion, lange Tische haben eine klare Hierarchie), rund 70 bis 80 cm Breite pro Person und ein geschlossenes Sideboard für Technik und Kabel.
Farbgestaltung für Empfang und Meetingraum
Farbe prägt die Stimmung, und in Empfang und Meetingraum hat sie unterschiedliche Aufgaben. Mehr zur grundsätzlichen Bürofarbe im Guide zur Büro-Farbgestaltung.
| Raum | Farbrichtung |
|---|---|
| Empfang | einladend und markentreu, neutrale Basis plus starker Akzent in der Unternehmensfarbe |
| Boardroom | zurückhaltend und seriös, gedeckte Farben, sparsame Akzente |
| Huddle Room | lebendig, aber nicht laut, warme Erdtöne, ein kräftiger Akzent |
| Kreativraum | mutiger, aktivierende Farben, maximal ein bis zwei Akzentwände |
| Hybrid-Raum | ruhiger, mittlerer Kamera-Hintergrund (mittleres Grün oder warmes Grau), keine reflektierende weiße Wand |
Häufige Fehler
Im Empfang: kalt und unpersönlich (weiße Wände, kaltes Licht, keine Pflanzen), kein Sitzbereich, Überladung mit Deko und Flyern, fehlende Orientierung.
Im Meetingraum: schlechte Akustik (der Killer-Fehler Nummer eins), Gegenlicht bei Videocalls, unbequeme Stühle für lange Meetings, keine Steckdosen am Tisch und fehlende Technik-Redundanz (kein HDMI-Kabel als Backup, kein Ersatz für die Kamera).
Wie Schöner*INNEN Meetingräume und Empfang plant
Wir planen Empfang und Meetingräume als Gesamtkonzept, weil beide Räume dieselbe Markenbotschaft tragen müssen:
Häufige Fragen zu Meetingraum und Empfangsbereich
Was kostet es, einen Meetingraum einzurichten?
Die Kosten hängen von Größe, Ausstattung und Anspruch ab. Ein einfacher Huddle Room für 2 bis 4 Personen lässt sich ab rund 3.000 bis 5.000 € einrichten (Möbel, Akustik, Basis-Technik). Ein voll ausgestatteter Boardroom mit hochwertigen Konferenzmöbeln, Akustiklösung und professioneller Medientechnik liegt bei 15.000 bis 30.000 € und mehr. Schöner*INNEN erstellt im kostenlosen Erstgespräch eine realistische Budgetschätzung. Mehr unter Büro einrichten Kosten.
Wie kann ich die Akustik im Meetingraum verbessern?
Die drei wirksamsten Maßnahmen: Akustikpaneele an rund 30 bis 40 % der Wandfläche anbringen, einen großen Teppich unter den Meetingtisch legen und die Tür geschlossen halten. Für Räume mit viel Glas helfen schwere Vorhänge. Eine abgehängte Akustikdecke ist die Königsdisziplin, aufwändiger, aber sehr effektiv. Filz-Akustikpaneele gibt es ab rund 30 bis 50 € pro m² und sind auch optisch ein Gewinn.
Wie gestalte ich einen Empfangsbereich mit kleinem Budget?
Konzentriere Dich auf drei Elemente: ein klar sichtbares Logo an der Wand (Folienplot ab rund 100 €), eine Sitzgelegenheit (zwei gute Stühle reichen) und eine große Pflanze. Warmes Licht statt kalter Deckenbeleuchtung macht den größten atmosphärischen Unterschied und kostet wenig. Lieber drei hochwertige Elemente als zehn billige, Reduktion wirkt oft professioneller als Überladung.
Worauf muss ich bei einem Hybrid-Meetingraum achten?
Drei Faktoren: Erstens Akustik, ohne Schallabsorber verstehen Remote-Teilnehmer*innen wenig. Zweitens Kameraposition, die Kamera muss alle im Raum erfassen, idealerweise mit Speaker-Tracking. Drittens Licht, kein Fenster hinter den Teilnehmer*innen, dimmbare warmweiße Leuchten. Dazu ein großer Screen, auf dem Remote-Teilnehmer*innen groß sichtbar sind, damit kein Gefälle zwischen Raum und Remote entsteht.
Kann ich Meetingraum und Empfang online planen lassen?
Ja, genau das ist das Modell von Schöner*INNEN. Du schickst Fotos, Grundrisse und Maße, wir erstellen ein komplettes Konzept mit Moodboard, 3D-Visualisierung und Shoppingliste, für Büros in der ganzen DACH-Region. Du bekommst professionelle Beratung, ohne dass jemand vor Ort sein muss. Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich per Video-Call.
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→ Büro einrichten: der komplette Guide
→ Büro einrichten: Kosten und Budget planen
Meetingraum oder Empfang, professionell geplant
Kostenloses Erstgespräch per Video-Call, Moodboard mit konkreten Materialien, 3D-Visualisierung und Shoppingliste. Für Büros in der ganzen DACH-Region.
Für Geschäftskund*innen: kostenloses Erstgespräch